Comment convoquer mes adhérents pour les rôles arbitres, tables de marque, voitures, ... ?
La gestion des rôles tels qu'arbitres, tables de marque ou chauffeurs est cruciale pour assurer le bon déroulement des événements sportifs. Avec Kalisport, vous pouvez organiser ces convocations facilement grâce à un module dédié, pensé pour simplifier votre quotidien.
Principe de fonctionnement
Après avoir créé vos événements d'équipe, ceux-ci apparaissent automatiquement dans le module "Organisation". C'est à partir de cet espace que vous pouvez initier les convocations vers vos adhérents.
Une fois la convocation envoyée, l'adhérent reçoit une alerte personnalisée via l'application mobile Kalisport et/ou par e-mail, en fonction de ses préférences. Il peut alors confirmer sa présence ou signaler son absence directement depuis la plateforme.
La convocation se matérialise par l'indication de sa présence et l'ajout d'un commentaire optionnel. Il n'y a pas d'information complémentaire associée à cette convocation (par exemple : nombre de place dans le véhicule ou autre)
Gestion des absences
En cas d'absence, une fonctionnalité permet de responsabiliser l'adhérent en lui demandant de trouver un remplaçant via le système Kalisport. Cela libère le responsable des convocations de cette tâche tout en garantissant une continuité dans l'organisation.
Si l'adhérent absent désigne un remplaçant, ce dernier recevra automatiquement une convocation pour prendre sa place pour l'événement.
La gestion des remplacements est entièrement paramétrable depuis les options du module. Vous pouvez :
- Activer ou désactiver cette fonctionnalité.
- Rendre obligatoire la désignation d'un remplaçant en cas d'absence.
- Adapter les réglages selon les spécificités de votre association.
Procédure pas à pas
Etape 1 : Créez vos événéments d'équipes
Pour cette action, vous pouvez consulter le tutoriel dédié : Comment ajouter des événements d'équipes ?
Etape 2 : Accédez au module organisation
- Rendez-vous dans l'onglet Perso,
- Rechercher le module "Organisation".
Vous arrivez sur une vue tabulaire qui affiche les différents matchs pour la semaine à venir.
Etape 3 : Accédez à l'événement
- Depuis la vue tabulaire précédente, rechercher votre événement.
Les événements sont classés à la semaine. Cliquez sur les flèches "Précédente" et "Suivante" pour atteindre l'événement ciblé. - Cliquez sur la loupe en fin de ligne pour démarrer les convocations sur le match correspondant.
Etape 4 : Démarrer les convocations
- Pour effectuer votre première convocation, 2 schémas se présentent :
- La personne est déjà enregistrée sur votre site Kalisport : remplissez les champs Postes et Adhérent
- La personne n'est pas enregistrée (par exemple : arbitre officiel) : remplissez le champ Postes, cliquez sur la case à cocher "Saisie libre" puis saisissez le champ qui s'affiche.
- Pour enregistrer votre première convocation, cliquez sur le bouton vert "Ajouter".
- La personne va alors s'afficher sur cette même page dans un état brouillon.
- Pour valider définitivement la convocation de cette personne, vous devez le "Notifier".
Une notification sera envoyée à l'adhérent afin qu'il puisse répondre à cette convocation (dans le cas d'une saisie libre, aucun e-mail n'est envoyé). - Recommencer la procédure pour toutes les convocations liées à ce match.
