Comment fonctionne la pré-inscription d'un adhérent avec e-licence et FBI, logiciels de la FFBB ?

Vous êtes un club de basket-ball et vous cherchez une solution pour gérer la collecte de vos inscriptions. Voici comment se déroule l'opération de pré-inscription avec votre site Kalisport avec un focus sur le fonctionnement avec la Fédération Française de Basket-ball (FFBB).

Pré-requis

Dans ce tutoriel, certaines notions ne sont pas abordées, car un tutoriel plus global sur les pré-inscriptions est disponible. Nous nous concentrons sur les spécificités de fonctionnement en lien avec la Fédération Française de Basket-ball (FFBB).

Consultez le tutoriel : Comment fonctionne la pré-inscription des adhérents ?

Contexte

Depuis quelques années, la Fédération Française de Basket-ball (FFBB) a mis en place un système de dématérialisation de la prise de licence. Ce dernier se nomme "e-licence" et est associé à l'intranet fédéral FBI. Les clubs peuvent ainsi générer un lien unique et personnel d'inscription pour chaque futur licencié (création ou renouvellement de licence). Ce lien est envoyé par e-mail au futur licencié qui y trouvera la possibilité de compléter le formulaire de la Fédération.

Schéma de fonctionnement avec la FFBB

Procédure côté adhérent ou futur adhérent

Voici les étapes suivies par la personne qui effectue la pré-inscription :

Je me rends sur le site Kalisport du club,
J'accède à la page de pré-inscription depuis le site web du club,
Je remplis le formulaire de pré-inscription proposé par le club,
Je reçois un e-mail de la FFBB avec le lien vers ma demande de e-licence,
Un second e-mail est également envoyé par mon club avec ce même lien,
Je complète ma demande de licence sur la plateforme e-licence,
Je reçois ma licence par e-mail (envoyée par la FFBB).
Je reçois par e-mail la validation d'inscription au club.

A savoir : Le paiement de la licence peut être effectué au choix :

sur Kalisport,
sur e-licence via le partenariat HelloAsso de la FFBB.

Dans le cas d'un paiement sur votre site web Kalisport, le paiement est automatiquement ajouté à votre comptabilité et la pré-inscription est automatiquement mise à jour. A l'inverse, il vous faut enregistrer l'opération manuellement.

Procédure côté gestionnaire du club

Voici les étapes suivies par le gestionnaire du club en charge des inscriptions. Ces étapes sont valables pour une création de licence ou bien un renouvellement :

Je reçois par e-mail une alerte de pré-inscription depuis le site web Kalisport du club,
Je me rends sur la plateforme FBI de la FFBB pour générer le lien e-licence :
1. J'y accède via l'onglet "Licences" puis "Gestion des préinscriptions",
2. Je sélectionne le bouton "Créer" dans le bloc "Rechercher une préinscription",
3. Je complète le formulaire avec les informations collectées sur la pré-inscription club réalisé depuis mon site Kalisport (nom, prénom, date de naissance, e-mail).
4. Je clique sur le bouton "Sauvegarder",
5. Puis en fin de page, j'accède au lien e-licence. Je clique sur le bouton "Copier le lien" pour aller le déposer sur mon site Kalisport,
Sur mon site Kalisport, le colle le lien récupéré sur FBI dans le bloc nommé "Lien vers l'inscription fédérale",
Lorsque la e-licence est complète (et validée par la FFBB), je reçois une notification e-mail de la fédération,
Je valide la pré-inscription sur mon site Kalisport. Suite à cette validation, la pré-inscription est automatiquement convertie en adhérent sur la saison en cours.

Limites

Aujourd'hui, il n'existe pas de système d'envoi automatique de vos pré-inscriptions collectées sur Kalisport vers la plateforme de gestion des "e-licences" de la Fédération. Il en va de même pour la récupération des informations "e-licences" de la FFBB sur votre site Kalisport. Nous avons conscience que c'est un frein et que cela implique bon nombre de doubles manipulations, mais cela est indépendant de notre volonté.

La FFBB n'est pas enclin à permettre ce type de fonctionnement malgré nos tentatives. Malgré cela, nous espérons pouvoir proposer une solution plus convenable pour les dirigeants de clubs sur ce point.